Les registres d’hier…
C’est en 1539, à la signature de l’ordonnance de Villers-Cotterêts par François Ier, que la tenue des registres de baptêmes devient obligatoire et est imposé aux curés de paroisse. Cette ordonnance a également rendu obligatoire l’utilisation du Français dans tous les actes officiels :
« Aussi sera tenu registre pour preuve des baptêmes, lesquels contiendront le temps et l'heure de la naissance, et dont l'extrait servira à prouver le temps de la majorité ou de la minorité et fera pleine foi à cette fin »
40 ans plus tard, l’inscription des mariages et décès est alors imposée par l’ordonnance de Blois, devant alors apparaître sur les registres paroissiaux de l’Eglise catholique.
Pour empêcher une perte d’informations, la tenue des registres en double est rendu obligatoire en partie en 1667, mais ce n’est qu’en 1736 que cette obligation sera étendue à la majorité des paroisses.
Décret du 20 septembre 1792 : l’Assemblée législative soustrait l’Etat Civil à l’autorité religieuse et le confie aux municipalités. Elle impose la rédaction en double exemplaire des actes de naissance, de mariage et de décès, ce double devant alors être déposé au greffe du tribunal. Les prêtres catholiques maintiennent la tenue de leurs registres, devenant alors des registres de catholicité.
L’ensemble des registres paroissiaux et les registres d’état civil sont alors placés à l’Hôtel de Ville de Paris, les doubles étant entreposés au Palais de justice de l’île de la Cité. Les incendies de 1871 provoqueront alors la destruction presque totale de ces ouvrages.
L’opération de reconstitution de l’état civil verra le jour le 12 février 1872 et durera 25 ans. Les actes notariés, les relevés d’actes paroissiaux et d’état civil, les papiers de famille, mais surtout les registres de catholicité joueront un rôle indispensable dans cette gigantesque reconstitution.
… A aujourd’hui :
Les registres doivent être clos et arrêtés par l'officier de l'état civil, à la fin de chaque année. Le dépôt des registres est effectué dans le mois qui suit leur clôture.
Les registres doivent être tenus en double exemplaire : l'un d’eux est conservé à la mairie, l'autre exemplaire est déposé au greffe du tribunal de grande instance. La conservation de ces registres est assurée par l'officier de l'état civil pour l’original et le greffe du tribunal de grande instance pour le second exemplaire. Cette double conservation intervient pour une raison de sécurité.
La reliure et la restauration de ces ouvrages :
Les diverses manipulations et le temps sont en partie responsables de la dégradation de ces documents officiels. Les travaux de Reliure, de Restauration ou de dorure contribuent à la conservation de notre patrimoine.
Les travaux pour la reliure de registres d'État Civil doivent être réalisés conformément à la dernière mise à jour du cahier des charges des archives de France datant du mois de juin 2009.
La réponse aux impératifs conjoints de conservation à long terme et d’extrême communicabilité passe par l’adoption de techniques de reliure qui associent des matériaux de grande résistance et une procédure d’assemblage des feuillets à la fois souple et résistante. Ce dernier paramètre passe notamment par le choix d’une méthode de couture qui autorise une suffisante mobilité aux fonds de cahiers. La couture de la reliure est exclusivement réalisée à la main.
En effet, le technicien expérimenté saura moduler la tension exercée sur le fil de couture en fonction de la résistance et de l’épaisseur du support, du nombre de feuillets du cahier ou de la largeur des marges, de manière à assurer une ouvrabilité optimale. En outre, la nature et les composants de l’apprêture seront adaptés au mieux à l’épaisseur et aux caractéristiques du corps d’ouvrage réalisé.
Visualiser nos différentes reliures dans notre menu
Ces travaux artisanaux de leiure de registres proposés ici sont effectués dans notre atelier pour des Mairies, Communautés de communes et Communautés d'agglomération, dans la France entière. Les processus mis en œuvre pour la confection de reliure est la seule compatible avec le niveau d’exigence du présent marché, qui met au premier plan la réalisation de prestations de nature archivistique.
Rappel : la reliure de ces précieux ouvrages doit intervenir au plus tard tous les 10 ans.
Nos délais chez CE :
4 semaines pour les reliures toile, demi-toile, cuir, demi-cuir, et reliure à destination du greffe du tribunal.
1 semaine pour la reliure dos carré collé à destination du greffe du tribunal.
La Restauration des registres :
Faites nous parvenir par le biais de notre Formulaire « Contact » votre demande dans le cadre de vos travaux de Restauration de reliure de registres pour mairie, ou bien en contactant un de nos agents de terrain. Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais.
Conservation des registres :
Le maire, officier d’état civil, est responsable de la protection et de la conservation des registres de la mairie.
Toutes les mesures doivent être prises afin que les registres communaux ne courent aucun risque de dégradation, de disparition ni d’accès à des personnes non autorisées. Ces reliures doivent être mises sous clefs en dehors des ouvertures au public.
Pour cela, nous vous proposons une large gamme d’armoires coupe feu et ignifuges, offrant une conservation idéale, que vous trouverez dans cette catégorie.
Nos produits associés chez Collectivités-Équipements :
Garantissez une longévité à la signature de vos documents officiels grâce à nos deux modèles d'éctiture indélébile dotés d’une encre résistante à l’eau et à la lumière.
Munissez-vous de nos tampons personnalisés et/ou de nos pinces à sec (disponibles en diamètre 41 mm, 51 mm ou sous forme rectangulaire) pour apposer ou gaufrer la Marianne officielle ou votre propre logo.
Stockez de façon provisoire vos actes officiels d'Etat-Civil en utilisant nos reliures provisoires double capacité réalisées en matière neutre.
Nous proposons aussi une solution permettant à la fois de sauvegarder vos archives mais aussi d'y avoir accès plus rapidement. Il s'agit de la prestation de numérisation et indexation des actes officiels de la mairie. Après vous avoir proposer une offre de prix personnalisée. Nous nous déplaçons en Mairie afin d'effectuer la numérisation de vos documents de reliure d'Etat-Civil anciens, ainsi vos registres d'Etat-Civil de mairie ne soirtent pas de votre commune. Une fois cette première partie effectuée, nous procédons à l'indexation de vos actes, ce qui permettra la recherche multi-critères dans votre logiciel d'Etat-Civil pour mairie si vous en êtes équipé(e).
A l'issue de cette dernière étape, un contrôle qualité est effectué avant de vous faire parvenir une sauvegarde numérique de vos informations, qu'il ne vous restera plus qu'à intégrer dans votre logiciel d'Etat-Civil pour mairie ou bien par l'intermédiaire de votre prestataire informatique avec les normes COMEDEC et son inscription sur la plateforme de transfert de données. Nous serons au mesure de vous accompagner aussi dans cette démarche.
La prestation de numérisation et indexation d'actes est INTEGRALEMENT effectuée sur le territoire français - article 11 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 Homologuée INSEE et COMEDEC obligatoire au 1er novembre 2018 pour les communes ayant eu ou ayant encore à ce jour une maternité.
Pour toutes demandes de renseignements complémentaires, contactez-nous à l'adresse : demande.ce@gmail.com