Prestation de numérisation et indexation d'actes

Nous apportons une prestation de numérisation et indexation d'actes complémentaire à notre savoir faire en matière de reliure et de restauration de registres d'état-civil et communaux. Celle-ci consiste à sauvegarder numériquement les informations officielles contenues dans vos registres (acte de naissance, acte de mariage, acte de décès, délibération du conseil municipal, arrêté du Mairie...), puis à les indexer et à les intégrer dans le logiciel de votre éditeur actuel.

La prestation de numérisation et indexation d'actes est INTEGRALEMENT effectuée sur le territoire français - article 11 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017

Homologuée INSEE et COMEDEC (obligatoire au 1er novembre 2018 pour les communes ayant eu ou ayant encore à ce jour une maternité)
 

Voici comment en quelques étapes nous effectuons notre mission de numérisation et d'indexation :

- Nous nous déplaçons personnellement dans votre Mairie avec un scanner à livre spécialisé pour la numérisation, ainsi vos registres restent dans vos locaux.

- Une fois la numérisation effectuée, nous nettoyons, découpons les pages de façon à obtenir un acte par page puis nous les numérotons individuellement par année, type et n° d’acte. Nos opératrices de saisies basées en France, à Horbourg-Wihr (68) procèdent par la suite à l’indexation de vos actes d’état-civil selon le cahier des charges des normes COMEDEC : nom/prénom/date de l’événement/lieu/filiation des parents.

- La dernière étape consiste à l’intégration de vos actes dans votre système.

• la formation illimitée,
• le suivi personnalisé tout au long de la durée du contrat avec une maintenance annuelle, qui comprend aussi les mises à jour régulières,
• la gestion des actes nouveaux,
• la mise en œuvre sur votre logiciel avec les normes COMEDEC et son inscription sur la plateforme de transfert de données.
   

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