Tenue des registres communaux en mairie : guide complet 2026 (décret n° 2010-783)
Sommaire
- La réforme du décret n° 2010-783 : ce qui a changé
- Champ d'application : quels documents et quelles structures ?
- Le support obligatoire : papier permanent et encre stable
- La présentation des registres : cotation, paraphe, mentions obligatoires
- Le contenu des registres : délibérations, arrêtés, décisions
- Les tables chronologiques et thématiques
- La reliure : obligations, périodicité et normes techniques
- Le support numérique : valeur de copie et limites
- Conservation et communicabilité des registres
- Questions fréquentes
1. La réforme du décret n° 2010-783 : ce qui a changé
Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du Code général des collectivités territoriales (CGCT) a réformé en profondeur les règles de tenue des registres communaux. Il modifie notamment les articles R. 2121-9, R. 2121-7-1 et R. 2122-8 du CGCT. La circulaire interministérielle NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 en a précisé les modalités d'application, avec une entrée en vigueur au 1er janvier 2011.
Les trois objectifs de la réforme
Le décret poursuit trois objectifs distincts :
- Simplifier les procédures administratives : la responsabilité de coter et de parapher les registres communaux est désormais confiée au maire, et non plus au préfet. Le régime d'autorisation préfectorale préalable pour l'emploi des feuillets mobiles est supprimé.
- Favoriser la conservation à long terme : l'interdiction du collage — à l'origine de nombreuses pertes de documents et d'altérations dues à l'acidité des colles — est la mesure phare du texte. La reliure des feuillets devient obligatoire.
- Prendre en compte les évolutions technologiques : le décret reconnaît la tenue des registres sur support numérique, tout en lui conférant une simple valeur de copie. Le papier reste l'original.
2. Champ d'application : quels documents et quelles structures ?
Les structures concernées
Le décret s'applique aux :
- Communes de toutes tailles
- Etablissements publics de coopération intercommunale (EPCI)
- Syndicats mixtes
- Par recommandation (non obligatoire) : centres communaux d'action sociale (CCAS)
Les documents concernés
Le décret vise trois catégories d'actes administratifs :
| Type d'acte | Registre de rattachement | Remarques |
|---|---|---|
| Délibérations du conseil municipal | Registre des délibérations | Inscrites par ordre de date (art. L. 2121-23 CGCT) |
| Décisions du maire par délégation du conseil | Registre des délibérations | Insérées entre deux séances, dans l'ordre chronologique |
| Arrêtés du maire | Registre des arrêtés (ou registre unique si faible volume) | Les arrêtés individuels du personnel peuvent être classés à part |
| Actes de publication et de notification | Registre des arrêtés | Art. L. 2122-29 et R. 2122-7 du CGCT |
Ce qui n'est pas concerné
Le décret ne s'applique pas aux :
- Extraits du registre des délibérations (documents de travail)
- Comptes rendus de séances du conseil municipal
- Procès-verbaux de séance (documents distincts des délibérations)
- Registres d'état civil (soumis au décret n° 2017-890 du 6 mai 2017)
3. Le support obligatoire : papier permanent et encre stable
Le décret impose des exigences techniques précises sur le support utilisé pour la tenue des registres. Ces exigences visent à garantir la lisibilité et l'intégrité des documents sur le très long terme.
Le papier permanent
Les actes doivent être imprimés sur du papier blanc permanent, non coloré et non recyclé, conforme à la norme ISO 9706-1999. Les caractéristiques requises sont :
- Format A4 ou A3
- Grammage compris entre 80 et 100 g/m² (90 g/m² recommandé)
- Couleur blanche uniquement
- Non recyclé (le papier recyclé ne garantit pas la durabilité requise)
- Conforme à la norme ISO 9706-1999 (le symbole de l'infini entouré d'un cercle doit figurer sur l'emballage)
L'encre permanente
L'encre utilisée pour l'impression des actes doit être :
- Noire (stable et neutre dans le temps)
- Conforme à la norme ISO 11798-1997
- Produite par une imprimante laser (les impressions jet d'encre ne sont pas recommandées car moins stables dans le temps)
Pour les paraphes et signatures manuscrites, il est recommandé d'utiliser un stylo à encre neutre (encre noire ou bleue de qualité archivistique). Les stylos à bille classiques sont déconseillés pour les mentions officielles.
L'interdiction absolue du collage
Le décret prohibe expressément tout collage des feuillets sur les registres : collage classique, thermocollage, montage sur onglet. Cette interdiction vise à éliminer les problèmes causés par l'acidité des colles, responsable du jaunissement et de la fragilisation des documents. Seule la reliure est désormais autorisée pour assembler les feuillets mobiles.
4. La présentation des registres : cotation, paraphe, mentions obligatoires
La cotation des feuillets
Chaque feuillet doit être coté par le maire. La cotation consiste à numéroter chaque feuillet dans l'angle supérieur droit du recto, selon le format recommandé : année/numéro de page (exemple : 2026/001, 2026/002, 2026/003...). La numérotation est continue tout au long du registre. La numérotation recto-verso est prohibée : seul le recto est numéroté.
Le paraphe du maire
Le maire appose ses initiales (paraphe) sur chaque feuillet, dans l'angle supérieur droit du recto, à côté de la cotation. Ce paraphe confère au registre sa valeur probante : il remplace l'ancien paraphe de l'autorité préfectorale, supprimé par le décret. Le maire peut déléguer cette signature par arrêté à un ou plusieurs agents communaux ou à un élu.
Les mentions obligatoires sur chaque feuillet
Chaque feuillet doit porter les mentions suivantes :
- Le nom de la commune
- La date de la séance (pour les délibérations et décisions)
- La nature de l'acte (pour les décisions et arrêtés)
La marge obligatoire
Une marge minimum de 2,5 cm doit être respectée à gauche du recto et à droite du verso. Cette marge est indispensable pour permettre la reliure sans masquer le texte des actes.
Le feuillet de clôture de séance
Le feuillet clôturant chaque séance du conseil municipal est un document particulier. Il doit :
- Rappeler les numéros d'ordre de toutes les délibérations prises lors de la séance
- Comporter la liste des membres présents, avec une place pour la signature de chacun ou la mention de la cause d'empêchement
- Être signé par le maire et le secrétaire de séance
5. Le contenu des registres : délibérations, arrêtés, décisions
Le registre des délibérations
Conformément à l'article L. 2121-23 du CGCT, les délibérations du conseil municipal sont inscrites par ordre de date sur le registre des délibérations. Chaque affaire venant en délibération au cours d'une même séance reçoit un numéro d'ordre à l'intérieur de la séance. Les décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal sont également inscrites sur ce registre, insérées dans l'ordre chronologique entre deux séances.
Le registre des arrêtés
Les arrêtés du maire ainsi que les actes de publication et de notification sont inscrits par ordre de date sur un registre propre aux actes du maire (article L. 2122-29 du CGCT), tenu dans les mêmes conditions que le registre des délibérations. Il est admis de distinguer :
- Les arrêtés permanents (réglementation générale) — à relier ensemble
- Les arrêtés individuels du personnel — à relier séparément, en raison de leur délai de communication de 50 ans
- Les arrêtés d'urbanisme — une collection spécifique peut être constituée si le volume le justifie
La convocation au conseil municipal
La convocation au conseil municipal doit être mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée (article L. 2121-10 du CGCT). Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Depuis la réforme de la publicité des actes de 2022, l'envoi des convocations par voie dématérialisée est la règle, sauf demande expresse des élus d'un envoi papier.
6. Les tables chronologiques et thématiques
Chaque registre de délibérations doit être accompagné de tables permettant de retrouver rapidement les actes. Ces tables sont obligatoires pour les registres de délibérations et recommandées pour les registres d'arrêtés.
La table chronologique
La table chronologique recense, pour chaque délibération ou décision :
- La date de la séance ou de la décision
- Le numéro d'ordre de l'acte
- L'intitulé de l'acte
- Le numéro de page dans le registre
La table thématique
La table thématique classe les délibérations par domaine d'activité (urbanisme, finances, personnel, voirie, etc.). Elle permet une recherche par sujet, indépendamment de la date. Chaque délibération peut être indexée sous plusieurs termes thématiques. Les décisions du maire peuvent être incorporées à cette table.
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Voir les registres pour mairie Prestations de reliure7. La reliure : obligations, périodicité et normes techniques
La reliure est l'opération centrale introduite par le décret de 2010. Elle remplace définitivement le collage et garantit la cohérence physique et la durabilité des registres communaux.
La périodicité obligatoire
| Taille de la commune | Périodicité de reliure | Condition supplémentaire |
|---|---|---|
| Communes de plus de 1 000 habitants | Tous les ans (en fin d'année civile) | Si le volume de 200 feuillets est atteint avant la fin de l'année, relier immédiatement |
| Communes de moins de 1 000 habitants | Au maximum tous les 5 ans | Si le volume de 200 feuillets est atteint avant 5 ans, relier immédiatement |
Les normes techniques de reliure
La reliure des registres communaux doit respecter des exigences techniques précises :
- Reliure cousue obligatoire (la reliure collée est interdite)
- Materiaux chimiquement neutres pour tous les éléments de montage
- Toile enduite dite "Buckram" recommandée pour la couverture
- Volume maximum : 100 à 200 feuillets pour les actes au format A3, 150 à 200 feuillets pour les actes au format A4
- Epaisseur maximum : 4 cm par registre
- Execution par des relieurs professionnels spécialisés dans la reliure communale
La distinction des registres par couleur de couverture
Il est recommandé de distinguer les registres de délibérations de ceux des arrêtés par la couleur de couverture. Cette convention visuelle facilite l'identification rapide des documents dans les archives et réduit les risques de confusion lors des consultations.
La numérotation des registres
Les registres doivent être numérotés de manière continue. La page de garde de chaque registre doit mentionner :
- Le nom de la collectivité
- La nature du registre (délibérations, arrêtés, etc.)
- La période concernée (dates extrêmes des actes contenus)
- Le nombre de feuillets constituant le registre
8. Le support numérique : valeur de copie et limites
Le décret de 2010 reconnaît la tenue des registres sur support numérique, mais lui confère un statut clairement subordonné au support papier.
Le numérique : un complément, pas un substitut
Conformément à l'article R. 2121-9 du CGCT, "la tenue des registres peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique. L'exemplaire sur support numérique a alors une valeur de copie." Le registre papier reste l'original, doté de la pleine valeur juridique. Le numérique ne peut pas remplacer le papier pour les registres communaux.
Les actes signés électroniquement
Pour les actes signés électroniquement, des copies papier doivent être systématiquement produites pour être reliées en registre. L'exécutif et le ou les secrétaires de séance apposent leur signature manuscrite, pour chaque séance, sur le registre papier. La signature manuscrite atteste de la conformité de la copie papier avec l'original électronique.
9. Conservation et communicabilité des registres
Les durées de conservation
| Type de registre | Durée de conservation | Sort final |
|---|---|---|
| Registres de délibérations du conseil municipal | Conservation permanente | Versement aux Archives départementales |
| Registres des arrêtés réglementaires du maire | Conservation permanente | Versement aux Archives départementales |
| Registres des arrêtés individuels du personnel | 50 ans (délai de communication restreinte) | Elimination après visa de l'archiviste |
| Registres des arrêtés d'urbanisme (domaine public) | 5 ans | Elimination après accord des Archives départementales |
| Dossiers de séance (annexes des délibérations) | 10 ans | Elimination après visa de l'archiviste |
La communicabilité des registres
Les délibérations et les arrêtés du maire sont des documents immédiatement communicables à toute personne qui en fait la demande, conformément aux articles L. 213-1 et suivants du Code du patrimoine. La mairie peut utiliser sa collection de travail pour répondre aux demandes de communication, afin de préserver les registres originaux destinés à la reliure.
La publicité des actes
Depuis la réforme de la publicité des actes de juillet 2022, les communes disposant d'un site internet ont l'obligation de publier leurs délibérations et arrêtés réglementaires en ligne. Les actes publiés sous forme électronique doivent être mis à disposition dans leur intégralité, sous un format non modifiable, dans des conditions propres à en assurer la conservation.
10. Questions fréquentes
Non. Depuis le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010, tout collage est prohibé pour les registres communaux : collage classique, thermocollage et montage sur onglet sont interdits. Seule la reliure cousue est autorisée pour assembler les feuillets mobiles. Cette interdiction est absolue et s'applique à toutes les communes, quelle que soit leur taille.
Depuis le décret de 2010, c'est le maire (ou le président pour les EPCI) qui est responsable de la cotation et du paraphe des registres communaux. L'autorisation préfectorale préalable a été supprimée. Le maire peut déléguer cette signature par arrêté à un ou plusieurs agents communaux ou à un élu. Le paraphe du maire confère au registre sa valeur probante.
Non. Le décret impose l'utilisation de papier blanc permanent, non coloré et non recyclé, conforme à la norme ISO 9706-1999. Le papier recyclé ne garantit pas la durabilité requise pour des documents à conservation permanente. Pour s'assurer de la conformité du papier, vérifiez la présence du symbole de l'infini entouré d'un cercle sur l'emballage.
Oui. Le décret prévoit une dérogation pour les communes de moins de 1 000 habitants, qui peuvent procéder à la reliure de leurs registres au maximum tous les 5 ans. Toutefois, cette dérogation ne s'applique que si le volume de 200 feuillets n'est pas atteint avant ce délai. Si le registre atteint 200 feuillets avant 5 ans, la reliure doit être effectuée immédiatement, quelle que soit la taille de la commune.
Non. Les annexes des délibérations (plans, tableaux, rapports joints) ne doivent pas être insérées dans le registre des délibérations. Elles sont conservées séparément dans les dossiers de séance correspondants. Cette règle vise à maintenir un volume de feuillets raisonnable dans le registre et à faciliter sa reliure. Les dossiers de séance sont conservés pendant 10 ans avant élimination après visa de l'archiviste.
Non. Le décret n° 2010-783 autorise la tenue complémentaire des registres sur support numérique, mais ce support n'a qu'une valeur de copie. Le registre papier reste l'original et conserve sa pleine valeur juridique. Pour les actes signés électroniquement, des copies papier doivent être systématiquement produites et reliées en registre, avec signature manuscrite du maire et du secrétaire de séance.
Oui. L'installation d'un nouveau conseil municipal après les élections de 2026 marque le début d'un nouveau mandat. Il est fortement recommandé d'ouvrir un nouveau registre des délibérations pour le nouveau mandat, avec une cotation débutant à 2026/001. Cela facilite la lisibilité des archives et la distinction entre les actes des différents mandats. Le registre du mandat précédent doit être clôturé, relié et archivé conformément aux règles en vigueur.
Le registre des délibérations contient les délibérations originales votées en conseil municipal, dans leur formulation officielle et définitive. Le procès-verbal de séance est un document distinct qui retrace le déroulement de la séance (discussions, débats, résultats de vote). Le procès-verbal doit être affiché en mairie sous 8 jours et mis en ligne sur le site internet de la commune. Il doit être conservé mais ne doit pas obligatoirement être relié dans le registre des délibérations.
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